Laboratuvarımıza çay analizleri için gelen numunelerin;
Ø Teslim alınması,
Ø Kayıt işlemlerinin yapılması,
Ø Laboratuvar birimlerine dağıtılması,
Ø Analiz sonuçları doğrultusunda rapor oluşturulması ve müşteriye teslim edilmesi,
Ø Şahit numunenin saklanması gibi işlemlerin yürütüldüğü birimdir.
Laboratuvarımıza numunelerin kabulü, Numune Kabul ve Raporlama Birimine müşterilerin elden teslim etmesi veya kargo/posta yolu ile yapılmaktadır. Numunelerin kabul edilmesi, izlenmesi ve raporlanması bu birimde hizmet vermekte olan personelimiz tarafından özel bir yazılım kullanılarak gerçekleştirilmektedir.
Numune kabul kriterlerimiz;
Ø Numune ambalajının yırtık, nemli, kirli ve ağzının açık olmaması
Ø Numune miktarının analiz ve saklanacak şahit numune için yeterli miktarda olması
Ø Etiket bilgilerinin anlaşılabilir olması
Ø Özellikle mikrobiyolojik analizler için steril kap veya ambalaj olmasıdır.
Numune kabul kriterlerimiz dışında gelen numunelerle ilgili olarak gönderen kişi veya kuruluşlarla temasa geçilir, mümkünse eksiklikler giderilmeye çalışılır, müşterinin isteği halinde ilgili evrakla iade edilir.
Laboratuvarımızın 3 farklı müşterisi bulunmaktadır. Bunlar:
Ø Rize Ticaret Borsasının Üyeleri
Ø Gıda Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı İl/İlçe Müdürlükleri
Ø Rize Ticaret Borsasına üye olmayan ve özel istek analizi yaptırmak isteyen kişi ve kuruluşlardır.
Laboratuvarımız RTB’nin bir alt kuruluşu olmasından dolayı Borsa üyelerine analiz hizmetini ücretsiz olarak vermektedir. Diğer müşterilere ücreti karşılığında analiz hizmeti verilmektedir.
Gıda Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı İl/İlçe Tarım Müdürlükleri dışında; laboratuvarımızdan hizmet almak için ilk kez gelen müşterilerin sözleşme yerine geçen Yıllık Talep ve Teklif Formunu imzalaması talep edilir. Kendisi ile ilgili kısımları da doldurup bu formu imzalayan müşteri verdiği bilgilerin doğruluğunu, laboratuvarımızda uygulanan analiz metotları ve diğer şartları kabul etmiş olduğunu beyan etmektedir.
Yıllık Talep ve Teklif formu müşterilerimiz tarafından imzalandıktan sonra özel istek analiz talepleri için Numune Dilekçesi doldurulup taraflarca imzalanarak laboratuvarımızda analiz talep işlemi başlatılır.
Laboratuvarımıza gelen tüm numuneler gerekli kontrolleri yapıldıktan sonra müşteri gizliliği ilkesi kapsamında kodlanarak sisteme kaydedilmektedir. Daha sonra numuneler zaman kaybedilmeksizin istenen analizler doğrultusunda yine gizlilik ve müşteri güvenliği ilkesi esas alınarak laboratuvar birimlerine yönlendirilmektedir. Numuneler tüm birimlerde bu kod numarası ile izlenmektedir.
Laboratuvarımızda analizler; analiz listesi ile belirlenmiş matriksler çerçevesinde yapılmaktadır. Her gıda numunesi için ayrı ayrı metotlar belirlenmiştir. Metotlar ulusal veya uluslar arası kabul görmüş resmi metotlardır. Genel olarak bu çerçevede hizmet verilmektedir.
Analizler sonuçlandığı zaman, ilgili birimlerce yazılım sistemi üzerinden sonuçlar girilir, Numune Kabul ve Raporlama Birim Sorumlusu tarafından gerekli kontroller yapıldıktan sonra raporlama işlemi gerçekleşir. Laboratuvar Birim Sorumluları, Numune Kabul ve Raporlama Birimi Sorumlusu ve Laboratuvar Müdürü tarafından onaylandıktan sonra müşterinin isteği doğrultusunda e-mail / fax/ posta ya da elden müşteriye ulaştırılması sağlanır.